在上海的企业，需满足会计核算健全、实行查账征收并能够准确归集研发费用的居民企业条件。这里包括各种类型的企业，无论是内资企业还是外资企业在上海设立的机构等，只要符合上述财务核算要求均可。
企业所开展的研发活动，应属于《国家重点支持的高新技术领域》和国家发展改革委员会等部门公布的《当前优先发展的高技术产业化重点领域指南》规定的项目，或者是企业自行立项并符合研发活动定义的项目。研发活动通常具有创新性，比如对新技术、新产品、新工艺的实质性改进，包括采用新的材料、装置、产品、工艺、系统等方面的研发。
- 人员人工费用，包括直接从事研发活动人员的工资薪金、基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费和住房公积金，以及外聘研发人员的劳务费用。其中直接从事研发活动人员包括研究人员、技术人员、辅助人员。
- 直接投入费用，涵盖研发活动直接消耗的材料、燃料和动力费用；用于中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费，不构成固定资产的样品、样机及一般测试手段购置费，试制产品的检验费；用于研发活动的仪器、设备的运行维护、调整、检验、维修等费用，以及通过经营租赁方式租入的用于研发活动的仪器、设备租赁费。
- 折旧费用，用于研发活动的仪器、设备的折旧费。
- 无形资产摊销，指用于研发活动的软件、专利权、非专利技术（包括许可证、专有技术、设计和计算方法等）的摊销费用。
- 新产品设计费、新工艺规程制定费、新药研制的临床试验费、勘探开发技术的现场试验费。
- 其他相关费用，如与研发活动直接相关的技术图书资料费、资料翻译费、专家咨询费、高新科技研发保险费，研发成果的检索、分析、评议、论证、鉴定、评审、评估、验收费用，知识产权的申请费、注册费、代理费，差旅费、会议费等。但此项费用总额不得超过可加计扣除研发费用总额的 10%。
计划书应详细说明研发项目的目标、内容、方法、计划进度、预期成果等内容，立项决议文件需体现企业决策层对研发项目的认可和支持。
需明确研发机构或项目组的组织架构，列出所有参与研发人员的姓名、职位、学历、在研发项目中的职责等信息，以证明研发人力的投入情况。
合同应明确各方的权利义务、研究开发内容、经费预算、知识产权归属等关键信息，对于委托、合作研发项目，这是重要的依据文件。
清晰说明人员费用和资产费用在不同研发项目以及生产经营活动之间的分配方式和依据，例如人员在各个项目中的工作时间占比、仪器设备在不同项目中的使用时长等相关记录。
对于集团公司等开展集中研发项目的企业，这些表格和资料用于明确各参与方在研发中的费用承担和收益分配情况。
辅助账应按照不同的研发项目分别设置，详细记录各项研发费用的发生日期、凭证号、金额等信息，汇总表则是对辅助账数据的汇总，便于税务机关审核。
企业在准备申请上海研发费用加计扣除时，要确保材料的真实性和完整性，并且按照规定的流程和时间向税务机关提交申请，这样才能顺利享受这一税收优惠政策，促进企业研发创新的持续发展。
