广东两化融合知识产权管理体系认证申请流程及要求全解

一、两化融合知识产权管理体系概述

二、申请流程

（一）自我评估与准备阶段

1. 企业首先要深入理解两化融合知识产权管理体系的标准要求，组织内部相关部门和人员进行学习与研讨，明确各部门在体系中的职责与任务。
2. 对照标准条款，对企业现有的知识产权管理现状进行全面、细致的自我评估。评估内容包括但不限于知识产权战略规划的制定与执行情况、知识产权创造能力与激励机制、知识产权保护措施与风险防控体系、知识产权运营与转化成效等方面。通过自我评估，找出企业在知识产权管理方面与标准要求的差距和不足。
3. 根据自我评估结果，制定详细的改进计划，明确改进目标、措施、责任人和时间节点。例如，针对知识产权创造能力不足的问题，企业可制定加大研发投入、建立创新激励制度、加强与高校科研机构合作等改进措施；对于知识产权保护薄弱环节，可完善保密制度、加强侵权监测与维权能力建设等。

（二）体系建立与文件编制阶段

1. 以两化融合知识产权管理体系标准为指导，结合企业自身的业务特点、组织架构和管理需求，建立健全企业的知识产权管理体系。体系应涵盖管理方针、目标、组织机构设置、职责分工、管理流程、资源配置等要素，确保体系的完整性、合理性和有效性。
2. 编制知识产权管理体系文件，包括管理手册、程序文件、作业指导书和记录表格等。管理手册是企业知识产权管理体系的纲领性文件，应明确阐述体系的范围、方针、目标、组织结构与职责等核心内容；程序文件规定了各项知识产权管理活动的流程、方法和要求，如知识产权获取程序、维护程序、运用程序、风险管理程序等；作业指导书则为具体的操作活动提供详细的指导，如专利申请流程指南、商业秘密保护措施细则等；记录表格用于记录知识产权管理活动的过程和结果，为体系的运行监控和审核提供证据支持。文件编制应确保语言简洁明了、逻辑严谨、易于操作和执行，同时要符合企业的实际情况，避免文件与实际管理脱节。

（三）体系运行与内部审核阶段

1. 在完成体系文件编制后，企业要正式发布并实施知识产权管理体系，确保体系在企业内部各部门、各岗位得到有效运行。在运行过程中，要加强对员工的培训与宣贯，使全体员工熟悉并掌握体系文件的要求，积极参与到知识产权管理工作中来。同时，要注重对体系运行过程的监控与记录，及时发现和解决运行中出现的问题，确保体系运行的顺畅性和有效性。
2. 按照预定的计划，组织开展内部审核工作。内部审核是企业对自身知识产权管理体系进行自我检查和评价的一种重要手段，通过内部审核，检查体系是否符合标准要求、是否得到有效实施和保持、各项管理活动是否达到预期目标等。内部审核应由经过培训的内部审核员组成审核组，按照审核计划和审核程序，对企业的知识产权管理体系进行全面、深入的审核。审核过程中，要注重收集客观证据，如实记录审核发现的问题，并与受审核部门进行沟通确认。审核结束后，要编写内部审核报告，对审核结果进行总结和评价，提出整改要求和建议。

（四）管理评审阶段

1. 管理评审是企业最高管理者对知识产权管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评价的活动。通常每年至少进行一次管理评审，由企业最高管理者主持，各部门负责人参加。管理评审的输入包括内部审核结果、体系运行情况报告、知识产权方针和目标的实现情况、企业外部环境变化情况（如法律法规政策调整、市场竞争态势变化等）、改进建议等。
2. 在管理评审会议上，与会人员要对输入内容进行充分讨论和分析，评价知识产权管理体系是否适应企业内外部环境的变化、体系文件是否需要修订、资源配置是否合理、管理目标是否需要调整等。管理评审的输出应包括对知识产权管理体系的改进措施和决策，如体系文件的修订计划、资源配置的调整方案、管理目标的更新等，同时要明确责任人和时间节点，确保管理评审结果得到有效落实。

（五）认证申请与审核阶段

1. 在完成内部审核和管理评审，并对发现的问题进行有效整改后，企业认为自身知识产权管理体系已符合两化融合知识产权管理体系认证标准要求时，可向具有资质的认证机构提出认证申请。申请时，企业需填写认证申请表，并提交相关的申请材料，如企业营业执照副本复印件、知识产权管理体系文件、体系运行记录等。
2. 认证机构在收到企业的认证申请后，会对申请材料进行初步审核。审核通过后，认证机构将与企业签订认证合同，并制定详细的审核计划。审核计划包括审核的范围、时间、审核组成员等信息，审核组通常由认证机构的审核员和相关技术专家组成。
3. 现场审核是认证审核的关键环节。审核组按照审核计划到企业现场进行审核，通过查阅文件记录、与相关人员面谈、实地观察等方式，对企业的知识产权管理体系进行全面、深入的审核。审核内容涵盖体系的各个要素，如知识产权方针目标的制定与实施、管理职责的履行、资源管理、知识产权创造、运用、保护和管理的全过程等。审核过程中，审核组会如实记录审核发现的不符合项，并与企业进行沟通确认。现场审核结束后，审核组将编写审核报告，对企业知识产权管理体系的审核结果进行总结和评价，提出是否推荐认证注册的建议。
4. 如果审核组推荐认证注册，认证机构将对审核报告进行综合评审。评审通过后，认证机构将向企业颁发两化融合知识产权管理体系认证证书。认证证书的有效期通常为三年，在有效期内，认证机构将对企业进行定期的监督审核，以确保企业的知识产权管理体系持续符合认证标准要求。

三、申请要求

（一）基本条件

1. 企业在广东省内依法注册成立，具有独立法人资格，且正常运营时间不少于一年。
2. 企业已建立完善的信息化管理系统，在研发设计、生产制造、经营管理等主要业务环节实现了信息化应用，并取得了一定的信息化应用成效。例如，企业拥有自主研发的信息化软件平台、应用了先进的自动化生产设备与管理系统、通过信息化手段实现了供应链协同管理等。
3. 企业具有一定的知识产权基础，包括专利、商标、著作权、商业秘密等各类知识产权的拥有量或申请量达到一定规模，且在近三年内未发生重大知识产权侵权纠纷或违法行为。

（二）管理要求

1. 企业应制定明确的知识产权战略规划，将知识产权管理纳入企业发展战略的重要组成部分，并与企业的两化融合战略目标相协调。知识产权战略规划应包括知识产权创造目标、运用策略、保护措施、人才培养计划等内容，确保企业在两化融合进程中能够有效管理和运用知识产权资产，提升企业的核心竞争力。
2. 建立健全知识产权管理组织机构，明确各部门在知识产权管理中的职责与权限。企业应设立专门的知识产权管理部门或岗位，配备专业的知识产权管理人员，负责统筹协调企业的知识产权管理工作。同时，要建立跨部门的知识产权管理协调机制，确保研发、生产、销售、法务等各部门在知识产权管理工作中能够密切配合、协同工作。
3. 完善知识产权管理制度与流程，涵盖知识产权的获取、维护、运用、保护、风险管理等全过程。企业应建立规范的知识产权申请与审查制度，确保知识产权的质量和有效性；制定知识产权资产管理制度，对知识产权的评估、登记、保管、使用、处置等进行严格管理；建立知识产权侵权防范与应对机制，加强对知识产权侵权行为的监测与预警，及时采取有效的维权措施，降低知识产权风险。
4. 加强知识产权人才队伍建设，提高企业员工的知识产权意识和业务能力。企业应制定知识产权培训计划，定期组织员工参加知识产权培训，培训内容包括知识产权法律法规、知识产权管理知识、专利申请与撰写技巧、商业秘密保护等方面。通过培训，使员工了解知识产权的重要性，掌握知识产权管理的基本技能，积极参与到企业的知识产权创造与保护工作中来。

（三）资源要求

1. 人力资源方面，企业应配备足够数量和具备相应专业知识与技能的知识产权管理人员和技术研发人员。知识产权管理人员应具备知识产权管理专业知识和丰富的实践经验，能够熟练运用知识产权法律法规和管理工具，为企业提供专业的知识产权管理服务；技术研发人员应具备较强的创新能力和知识产权意识，能够在研发过程中积极创造知识产权，并将知识产权管理要求融入到研发工作中。
2. 财务资源方面，企业应保障足够的资金投入用于知识产权管理工作，包括知识产权申请与维护费用、研发创新投入、知识产权培训费用、侵权维权费用等。企业应建立知识产权专项经费预算制度，合理安排知识产权经费的使用，确保知识产权管理工作的顺利开展。
3. 信息资源方面，企业应建立完善的知识产权信息管理系统，收集、整理、分析和利用国内外相关的知识产权信息，为企业的研发创新、知识产权战略制定和风险防控提供有力支持。知识产权信息管理系统应具备信息检索、分析预警、数据统计等功能，能够及时获取和跟踪国内外知识产权动态，帮助企业及时发现潜在的知识产权风险和市场机遇。