河南研发费用加计扣除申请指南：条件与材料详解

一、申请条件

1. 行业范围：适用于会计核算健全、实行查账征收并能够准确归集研发费用的居民企业。但不包括烟草制造业、住宿和餐饮业、批发和零售业、房地产业、租赁和商务服务业、娱乐业等行业企业，这些行业通常被明确排除在加计扣除政策之外，因为其研发活动相对较少且难以准确界定和核算。
2. 研发活动界定：企业开展的研发活动，必须是为获得科学与技术新知识，创造性运用科学技术新知识，或实质性改进技术、产品（服务）、工艺而持续进行的具有明确目标的系统性活动。例如，企业对新产品的设计开发、对生产工艺的改进优化等，若只是常规性的升级或简单维护则不符合条件。像某制造企业投入人力物力研发新型环保材料，从基础材料研究到配方调试等一系列活动，就属于符合要求的研发活动；而只是更换产品包装设计，不涉及技术改进的活动则不算。
3. 研发费用归集：企业需对研发费用进行准确归集，设置研发支出辅助账，区分不同研发项目分别核算各项费用支出。研发费用包括人员人工费用（直接从事研发活动人员的工资薪金、五险一金等）、直接投入费用（如研发活动直接消耗的材料、燃料等）、折旧费用（用于研发的仪器、设备的折旧费）、无形资产摊销（专门用于研发的软件、专利权等的摊销费用）、新产品设计费等相关费用以及其他符合规定的费用，并且各项费用的归集要符合财务会计制度和税法规定。

二、申请材料

1. 自主、委托、合作研究开发项目计划书和企业有权部门关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件：计划书应详细阐述研发项目的背景、目标、技术路线、预期成果等内容，立项决议文件则体现企业内部对项目开展的决策过程，证明项目的合法性和计划性。例如，一家河南的高新技术企业计划开展人工智能在医疗影像诊断领域的应用研发项目，其计划书需明确技术难点、算法模型构建计划以及临床验证方案等，立项决议文件需有企业管理层签字盖章，表明企业正式启动该项目研发工作。
2. 自主、委托、合作研究开发专门机构或项目组的编制情况和研发人员名单：提供研发机构或项目组的组织架构、人员分工以及详细的研发人员信息，包括姓名、学历、专业、在项目中的职责等，以证明研发团队的专业性和稳定性，同时便于税务机关核实人员人工费用的合理性和真实性。比如某制药企业的研发项目组，由多名药学博士、硕士及具有丰富实践经验的技术人员组成，名单中需明确各成员的学历背景、参与过的相关研发项目经验以及在本次项目中的具体任务，如负责药物合成路线设计、临床试验组织等。
3. 经科技行政主管部门登记的委托、合作研究开发项目的合同：对于委托或合作研发项目，合同是关键材料之一。合同需明确双方的权利义务、研发内容、成果归属、经费预算及支付方式等条款，且需在科技行政主管部门进行登记备案，确保研发活动的规范性和真实性，防止企业通过虚假委托或合作骗取税收优惠。例如，河南某电子企业委托高校进行芯片技术研发，合同中要详细规定高校需完成的技术指标、交付时间以及企业支付的研发经费金额和阶段，同时在省科技厅进行合同登记，使该委托研发活动有迹可循、有据可依。
4. 从事研发活动的人员（包括外聘人员）和用于研发活动的仪器、设备、无形资产的费用分配说明（包括工作使用情况记录及费用分配计算证据材料）：由于企业的人员和设备等资源可能同时用于多个项目，因此需要清晰的费用分配说明。通过详细记录人员在各研发项目中的工作时间、设备的使用时长等，并以此为依据制定合理的费用分配方法，附上相关计算过程和证据材料，如考勤记录、设备使用日志等，确保研发费用准确归集到各个项目，避免费用混淆和不合理分摊。
5. 集中研发项目研发费决算表、集中研发项目费用分摊明细情况表和实际分享收益比例等资料：对于集团企业开展的集中研发项目，需要提供决算表展示项目总体研发费用支出情况，费用分摊明细则说明各成员企业如何分担研发成本，同时实际分享收益比例资料用于证明费用分摊与收益获取的合理性匹配关系，防止集团内部通过不合理的费用分摊操纵利润和税收优惠额度。
6. “研发支出” 辅助账及汇总表：这是企业研发费用核算的核心资料，辅助账需按研发项目分别记录各项费用的发生明细，包括日期、凭证号、摘要、金额等信息，汇总表则对各项目的研发费用进行汇总统计，便于企业自身管理和税务机关核查。企业应根据财务会计制度和税法要求，规范设置和填写辅助账及汇总表，确保数据准确、完整、逻辑清晰，如实反映研发费用的实际支出情况。

三、申请流程

1. 项目立项与资料准备：企业首先要按照内部管理制度进行研发项目立项，确定项目名称、研发目标、起止时间等关键信息，并组织相关部门和人员准备上述申请材料，确保材料的真实性、完整性和准确性。在这个阶段，研发部门、财务部门、法务部门等应协同合作，研发部门负责提供技术资料和项目实施情况说明，财务部门负责费用归集和核算，法务部门负责审核合同等法律文件的合规性。
2. 税务机关备案：企业在规定的时间内（一般在年度汇算清缴申报前），将准备好的申请材料提交至当地主管税务机关进行备案。税务机关会对提交的材料进行形式审核，检查材料是否齐全、填写是否规范、是否符合政策要求等。如果发现材料存在问题或不完整，会通知企业补充或更正材料。
3. 后续管理与核查：税务机关在备案后可能会对企业的研发费用加计扣除情况进行后续管理和核查，包括实地检查研发项目开展情况、费用支出真实性、研发成果转化等方面。企业应积极配合税务机关的核查工作，提供必要的解释说明和补充材料，确保企业享受的税收优惠合法合规。