湖南两化融合知识产权管理体系认证申请流程及要求全解

一、两化融合知识产权管理体系概述

二、申请流程

（一）准备阶段

1. 自我评估
   企业首先要深入了解自身在两化融合与知识产权管理方面的现状。评估内容包括但不限于企业的信息化建设水平、知识产权创造能力（如专利、商标、著作权等的数量与质量）、知识产权运用与保护机制的有效性以及企业内部相关管理制度与流程的完善程度等。通过全面的自我评估，企业能够清晰地认识到自身的优势与不足，为后续的体系建设与认证申请确定方向。
2. 组建团队
   成立专门的两化融合知识产权管理体系推行小组。小组成员应涵盖企业高层管理人员、知识产权管理专业人员、信息化部门负责人以及各相关业务部门的骨干员工。高层管理人员负责统筹规划与决策支持，确保体系建设与企业战略目标相契合；知识产权专业人员负责知识产权管理的专业指导与审核把关；信息化部门负责人则聚焦于信息化系统与知识产权管理的融合对接；业务部门骨干员工能够将实际业务流程与知识产权管理要求相结合，保障体系的有效落地实施。
3. 培训学习
   组织团队成员参加两化融合知识产权管理体系相关培训课程。培训内容包括标准解读、体系建设方法、知识产权管理实务以及认证审核要点等。通过系统的培训学习，团队成员能够深入理解标准要求，掌握体系建设的关键环节与方法技巧，为后续的工作开展奠定坚实的理论基础。

（二）体系建立阶段

1. 方针与目标制定
   依据企业的战略定位与发展规划，结合两化融合知识产权管理体系标准要求，制定企业的知识产权方针。方针应明确企业在知识产权管理方面的宗旨、方向和基本原则，体现企业对知识产权创造、运用、保护和管理的总体承诺。在方针的指引下，进一步确定具体、可衡量、可实现、相关联且有时限的知识产权目标，例如一定时期内专利申请量的增长目标、知识产权转化率的提升目标等，确保知识产权管理工作能够有针对性地推进并取得实际成效。
2. 文件编制
   按照标准要求，编制一系列两化融合知识产权管理体系文件。主要包括知识产权管理手册，它是体系的纲领性文件，阐述了企业知识产权管理的范围、方针目标、组织机构与职责、管理流程等核心内容；程序文件，详细规定了知识产权创造、获取、维护、运用、保护等各环节的操作流程与控制要求，确保各项工作有序开展；作业指导书，针对具体的知识产权管理活动提供详细的操作指南与规范，如专利申请流程指导书、知识产权风险评估作业指导书等。同时，还需建立相关的记录表单，用于记录知识产权管理过程中的各项活动与数据，为体系的运行监控与审核提供依据。
3. 资源配置
   为确保两化融合知识产权管理体系的有效运行，企业需要合理配置各类资源。在人力资源方面，根据体系建设与管理的需求，配备足够数量且具备专业知识与技能的知识产权管理人员、信息化技术人员以及其他相关工作人员，并通过持续的培训与激励机制，提升员工的业务能力与工作积极性。在财务资源方面，设立专项经费，用于知识产权的申请、维护、评估、转化以及信息化系统建设与升级等方面的支出，保障知识产权管理工作的资金需求。此外，还需配备必要的基础设施与技术装备，如知识产权管理软件、信息安全防护设备等，提高知识产权管理的效率与水平。

（三）体系运行与改进阶段

1. 试运行
   在体系文件发布后，企业进入体系试运行阶段。在试运行期间，各部门按照体系文件要求全面开展知识产权管理工作，记录各项工作的执行情况与相关数据。通过实际运行，检验体系文件的适用性与有效性，发现体系运行过程中存在的问题与不足，如流程不顺畅、职责不清晰、文件规定与实际操作脱节等。
2. 内部审核
   企业定期组织内部审核，一般每半年或一年进行一次。内部审核由经过培训且具备审核资格的内部审核员实施，审核内容涵盖体系的所有要素与部门，重点检查体系文件的执行情况、知识产权管理目标的达成情况、各项管理流程的有效性以及相关记录的完整性与准确性等。通过内部审核，及时发现并纠正体系运行中的不符合项，提出改进建议与措施，推动体系的持续完善。
3. 管理评审
   企业最高管理者每年至少主持召开一次管理评审会议。管理评审是对两化融合知识产权管理体系的全面性、适宜性与有效性进行评价的重要活动。会议主要依据内部审核结果、外部环境变化、企业战略调整以及知识产权管理目标的达成情况等因素，对体系进行综合评审。评审过程中，各部门汇报体系运行情况与存在的问题，最高管理者对体系的运行绩效进行评估，并做出是否需要对体系进行调整、优化或改进的决策，确保体系始终与企业的发展需求相适应并保持有效运行。

（四）认证申请阶段

1. 选择认证机构
   企业在完成体系的有效运行与内部审核、管理评审后，选择一家具备资质且信誉良好的认证机构进行认证申请。在选择认证机构时，企业应综合考虑认证机构的专业能力、认证范围、服务质量、收费标准以及行业口碑等因素，确保认证过程的公正性、客观性与权威性。
2. 提交申请材料
   向选定的认证机构提交两化融合知识产权管理体系认证申请材料。申请材料通常包括企业营业执照副本复印件、知识产权管理体系手册与程序文件、体系运行记录（如内部审核报告、管理评审报告、知识产权相关数据统计报表等）以及其他认证机构要求提供的相关文件与资料。认证机构对申请材料进行初步审核，审核通过后，与企业签订认证合同，确定认证审核的具体时间安排与相关事项。
3. 现场审核
   认证机构派遣审核组按照约定时间对企业进行现场审核。现场审核分为两个阶段：第一阶段审核主要是对企业的知识产权管理体系文件进行审核，了解企业体系建设与运行的基本情况，确定第二阶段审核的重点与范围；第二阶段审核是全面、深入的现场审核，审核组通过查阅文件记录、现场观察、与员工访谈等方式，对企业知识产权管理体系的所有要素与部门进行详细审核，检查体系是否符合标准要求并有效运行，是否能够实现企业设定的知识产权方针与目标。审核过程中，审核组如发现不符合项，将向企业开具不符合报告，要求企业在规定时间内进行整改。
4. 认证决定与证书颁发
   认证机构根据现场审核结果以及企业对不符合项的整改情况，做出认证决定。如果企业的知识产权管理体系符合标准要求且整改有效，认证机构将向企业颁发两化融合知识产权管理体系认证证书。证书的有效期一般为三年，在有效期内，认证机构将对企业进行定期监督审核，确保企业持续符合认证要求。

三、申请要求

（一）企业基本要求

1. 在湖南省内依法注册成立，具有独立法人资格，且正常运营时间不少于一年。
2. 企业已建立较为完善的信息化管理系统，并在企业的生产、经营、管理等主要环节得到有效应用，实现了信息化与工业化的一定程度融合。例如，企业拥有企业资源计划（ERP）系统、产品生命周期管理（PLM）系统、客户关系管理（CRM）系统等信息化管理工具，并能够将其与企业的研发设计、生产制造、市场营销、供应链管理等业务流程有机结合，提高企业运营效率与管理水平。
3. 企业具有一定的知识产权基础，拥有自主知识产权（如专利、商标、著作权等）或正在积极开展知识产权创造活动。在申请认证前，企业应至少拥有一项已授权的发明专利或多项实用新型专利、外观设计专利以及相关的商标、著作权等知识产权资产。

（二）管理体系要求

1. 方针目标明确
   企业应制定明确的知识产权方针与目标，并在企业内部得到广泛宣贯与有效执行。方针应体现企业对知识产权管理的重视与承诺，目标应与企业的战略目标相契合且具有可衡量性、可实现性、相关性与时限性，能够有效指导企业的知识产权管理工作并为体系的运行效果提供评价依据。
2. 组织机构健全
   建立健全知识产权管理组织机构，明确各部门在知识产权管理中的职责与权限，形成分工明确、协同配合的知识产权管理网络。一般应设立知识产权管理部门或岗位，配备专职或兼职的知识产权管理人员，负责统筹协调企业的知识产权管理工作。同时，各业务部门应指定知识产权工作联系人，负责本部门知识产权相关工作的开展与信息传递，确保知识产权管理工作贯穿企业生产经营的全过程。
3. 管理制度完善
   制定完善的知识产权管理制度与流程，涵盖知识产权创造、获取、维护、运用、保护等各个环节。制度应明确规定知识产权申请与登记的流程与要求、知识产权评估与转化的机制与方法、知识产权侵权防范与应对的策略与措施、知识产权信息管理与保密的规定与程序等，确保企业在知识产权管理的各个方面都有章可循、规范有序。
4. 资源保障有力
   企业应提供充足的资源保障，支持知识产权管理体系的建设与运行。在人力资源方面，具备专业知识与技能的知识产权管理团队是关键，企业应通过内部培养与外部引进相结合的方式，打造一支高素质的知识产权管理人才队伍。在财务资源方面，设立知识产权专项经费，确保知识产权创造、维护、运营等活动的资金需求得到满足。在信息资源方面，建立知识产权信息数据库，收集、整理、分析国内外相关知识产权信息，为企业的技术创新与知识产权战略制定提供信息支持。

（三）合规性要求

1. 企业在知识产权管理活动中应严格遵守国家相关法律法规，如《中华人民共和国专利法》《中华人民共和国商标法》《中华人民共和国著作权法》以及其他知识产权相关法律法规与政策文件。企业的知识产权创造、运用、保护等行为应合法合规，不得侵犯他人的知识产权权益。
2. 企业应积极响应国家两化融合相关政策要求，在信息化建设与工业化融合发展过程中，注重知识产权管理与创新驱动的协同推进，将知识产权管理纳入企业两化融合战略规划与实施过程中，实现企业创新发展与合规经营的有机统一。